Хочешь помочь природе – переходи на ЭДО
В нашей компании вы можете приобрести электронную подпись, а также программу КриптоПро по выгодной цене.
Офис: г. Севастополь, ул. Истомина 12 (Нахимовский р-н)
Контактный телефон: +7 (918) 071-38-10
Электронная почта: ud_center@radmir.org
Главный специалист: Наталья
Офис: г. Санкт-Петербург, ул. Радищева, дом 44, литера А, помещение 10Н
Контактный телефон: +7 (931) 972-91-62
Электронная почта: ud_center.spb@radmir.org
Сокращение количества бумажной макулатуры наряду со всеми другими отходами является серьезной проблемой. Из 17 миллиардов кубических футов деревьев, вырубаемых ежегодно, более 60% используются для производства бумаги. На это обезлесение приходится почти пятая часть ежегодных выбросов парниковых газов в мире.
Электронный документооборот — это обмен юридически значимыми электронными документами между компаниями, использующими систему оператора через Интернет.Система электронного документооборота состоит из трех этапов, которые включают в себя следующие этапы:
Сбор документов и данных — документы сохраняются в электронном виде из любого источника. Чаще всего бумажные документы оцифровываются с помощью высокоскоростного сканера. Письма можно получить из электронных писем, сохранив вложения. К цифровым документам обычно добавляются метаданные, чтобы лучше индексировать их в системе. Это может включать даты, темы, ключевые слова или любую другую систему классификации, которая может быть полезна.
Централизованное хранилище документов — после сканирования и индексации документов их хранят в электронном виде. Как правило, важно, чтобы эти электронные записи были доступны для многих сотрудников, чтобы обеспечить совместное использование файлов и совместную работу в режиме реального времени. Здесь в игру вступает центральный доступ. Систему можно настроить для локального доступа или через облачное хранилище документов, чтобы к документам можно было получить доступ из любого места.
Извлечение и распространение документов. Третий шаг — это извлечение документов, желательно в момент уведомления. В этом случае пригодятся ранее классифицированные метаданные — используют функцию поиска для поиска, чтобы легко найти документ, чтобы он был под рукой как можно быстрее. Электронная система также позволяет обмениваться файлами по электронной почте, загружать и делиться через приложение для удобного распространения.
По юридическим причинам и соблюдению нормативных требований существует определенное количество лет, в течение которых необходимо хранить файлы, прежде чем потребуется их уничтожить. Уложиться в этот период легко, если все файлы электронные, а не хранятся в гараже или хранилище. Компания значительно сократит расходы на документооборот за счет экономии на бумаге, конвертах, обслуживании принтера и доставке.
По мере того как прогресс продвигается все дальше и дальше в цифровой мир, потребность в физических файлах постепенно исчезает. Все больше и больше предприятий выбирают безбумажный формат, и не зря — это не только лучше для окружающей среды, но и хранение документов в Интернете также повышает производительность, безопасность и увеличивают возможности сотрудничества. ЭДО упрощает ведение бизнеса и делает сотрудников и клиентов более счастливыми.
Каждый может внести свой вклад в создание устойчивой окружающей среды, в частности за счет сокращения обезлесения за счет производства бумаги.
